Crea un Evento

Crea il tuo primo evento su Entanglement Events: informazioni, date, gruppi ospiti, azienda cliente e referenti in 4 semplici step.

Di Entanglement Events Team

Creare un evento è il primo passo su Entanglement Events. In 4 step configuri tutte le informazioni fondamentali: nome e tipologia, date e gruppi ospiti, azienda cliente e referenti. Al termine avrai un evento pronto da popolare con ospiti, location, comunicazioni e accredito.

Accedere alla creazione evento

Dalla sidebar di navigazione, clicca su Eventi. Se è la prima volta, la pagina sarà vuota e vedrai il pulsante + Crea il Primo Evento al centro dello schermo. Se hai già eventi attivi, clicca sul pulsante + Nuovo Evento in alto a destra nella barra di gestione.

La sezione Eventi con il pulsante per creare il primo evento.

Step 1 — Informazioni evento

Il primo step del wizard ti chiede di inserire le informazioni principali dell'evento. In alto vedrai una barra di avanzamento e le 4 tappe: Informazioni, Date e Gruppi, Azienda e Referenti. Compila i seguenti campi:

Nome Evento — Il nome completo dell'evento (es: "Convention Annuale 2026"). Questo nome sarà visibile agli ospiti.
Tipologia — Seleziona il tipo di evento dall'elenco a tendina: Convention, Conferenza, Incentive, Team Building, Lancio Prodotto, Gala, Workshop, Roadshow, Fiera, Altro.
Descrizione — Una breve descrizione dell'evento. Sarà visibile nell'app ospiti e nelle comunicazioni.

Step 1: inserisci nome, tipologia e descrizione dell'evento.

In qualunque punto del wizard, puoi cliccare Avanti per procedere allo step successivo, oppure Salva Bozza per salvare l'evento come bozza e completarlo in un secondo momento.

Step 2 — Date e Gruppi

Questo è lo step più articolato del wizard, perché le opzioni disponibili variano in base al piano sottoscritto. Qui definisci quando si svolge l'evento, come definire il programma e come saranno organizzati gli ospiti.

Evento di un solo giorno (piani Base e Standard)

Con i piani Base e Standard, l'evento può durare un solo giorno. Il sistema ti chiede di compilare tre campi:

Data - Il giorno in cui si svolge l'evento.
Inizio Attività - L'orario di inizio (default: 09:00).
Fine Attività — L'orario di fine (default: 18:00).

Evento di un giorno: inserisci data e orari.

Evento multi-giorno (piani Pro e Enterprise)

Con i piani Pro e Enterprise puoi creare eventi che durano più giorni. Attiva il toggle Evento Multi-Giorno e inserisci il numero di giorni desiderato nel campo Durata Evento. Il piano Pro supporta eventi fino a 10 giorni, mentre il piano Enterprise fino a 365 giorni.

Attiva l'opzione multi-giorno e definisci la durata dell'evento.

Gestione Gruppi Ospiti

Quando l'evento è multi-giorno, puoi attivare la Gestione Gruppi Ospiti. Questa funzionalità, disponibile nei piani Pro e Enterprise, ti permette di dividere gli ospiti in gruppi con date di arrivo, partecipazione e partenza differenti. È la soluzione ideale per eventi che accolgono ospiti in momenti diversi, come convention a rotazione, incentive con scaglioni, roadshow multi-tappa o eventi speciali.

Attiva la gestione gruppi per organizzare gli ospiti con date diverse.

Programma condiviso tra i gruppi

Attivando la gestione gruppi, puoi configurare il Stesso Programma per Tutti. Questa opzione significa che ogni gruppo di ospiti seguirà lo stesso programma, ma in date diverse. Per configurarlo devi definire tre parametri:

Durata Programma — Quanti giorni dura il programma per ogni gruppo (es: 2 giorni).
Intervallo Arrivi — Ogni quanti giorni arriva un nuovo gruppo di ospiti (es: ogni 1 giorno).
Il programma inizia... — Scegli se il programma inizia lo stesso giorno di arrivo, oppure il giorno dopo (arrivo dedicato al check-in e accoglienza, attività dal giorno successivo).

Configura la durata del programma, l'intervallo di arrivo dei gruppi e quando inizia il programma.

Anteprima dei gruppi e date evento

Dopo aver definito i parametri, il sistema calcola automaticamente la suddivisione dei gruppi. Nella sezione Preview puoi visualizzare ogni gruppo con la rispettiva data di arrivo e le date del programma.

Nella sezione Periodo Evento in basso, inserisci la Data Inizio Evento (che coincide con il primo giorno del primo gruppo). Il sistema calcola automaticamente la Data Fine Evento in base alla durata totale. Se necessario, puoi modificare la data di fine per allungare o accorciare l'evento, e il numero totale di giorni si aggiornerà di conseguenza.

Infine, nella sezione Orari Giorni Programma, puoi personalizzare l'orario di inizio e fine attività per ogni giorno del programma condiviso. Questi orari saranno applicati come template a tutti i gruppi.

Personalizza gli orari di ogni giorno del programma.

Le attività dettagliate del programma si configurano dopo la creazione dell'evento.

Step 3 - Azienda cliente

Nel terzo step inserisci i dati dell'azienda cliente che ha commissionato l'evento alla tua agenzia. Queste informazioni saranno utilizzate nelle comunicazioni, nelle email di invito e nel documento operativo.

Dati azienda e logo

Nome / Ragione Sociale — Il nome dell'azienda cliente (es: "Acme Corporation S.p.A.").
Logo Azienda (sfondi chiari) — Il logo da usare su sfondi bianchi o chiari. Consigliamo file PNG con sfondo trasparente, dimensioni 500×500px, max 512KB.
Logo Azienda (sfondi scuri) — La versione del logo per sfondi scuri o colorati. Stesse specifiche del logo precedente.

Caricare entrambe le versioni del logo è importante, ti permetterà scegliere la versione corretta in base allo sfondo che deciderai per le email, la landing page RSVP e il sistema di accredito.

Inserisci i dati dell'azienda cliente e carica entrambe le versioni del logo.

Ospite +1 (Accompagnatore)

Nella sezione Opzioni Ospiti, i piani Pro e Enterprise permettono di attivare la funzione Ospite +1 (Accompagnatore). Quando è attiva, ogni invitato potrà scegliere se parteciperà con un accompagnatore. Ecco come funziona la gestione accompagnatori:

Ogni ospite potrà indicare nella pagina RSVP se partecipa con un accompagnatore.
L'accompagnatore sarà registrato con nome e cognome.
Entrambi riceveranno un QR Code individuale per l'accredito.
L'accompagnatore vivrà l'esperienza dell'evento sempre insieme al proprio ospite.

Attivando questa funzione, il sistema ti chiede di inserire un testo di invito per l'accompagnatore. Questo messaggio apparirà nella pagina RSVP dedicata all'accompagnatore. Puoi usare i campi dinamici `{{host.firstName}}` e `{{host.lastName}}` per inserire automaticamente il nome dell'ospite principale.

Abilita la funzione accompagnatore e personalizza il messaggio di invito.

Step 4 - Referenti

L'ultimo step ti permette di aggiungere i referenti coinvolti nell'evento. Puoi inserire sia i contatti dell'azienda cliente sia quelli del team della tua agenzia. Per ogni referente puoi specificare:

Nome e Cognome del referente.
Reparto — Per i componenti della tua agenzia puoi selezionare il reparto dal menu a tendina: Account, Creativo, Produzione, Logistica, Amministrazione, Altro.
Email — L'indirizzo email di contatto.
Telefono — Il numero di telefono.

Clicca su + Aggiungi Referente per inserire ulteriori contatti. I referenti saranno sempre visibili agli utenti Master nella scheda evento e verranno inclusi nel documento operativo PDF, disponibile per i piani Pro e Enterprise. Puoi aggiungere più referenti dell'azienda cliente e della tua agenzia, differenziandoli per reparto di competenza.

Aggiungi i referenti con nome, reparto, email e telefono.

Salvare l'evento

Dopo aver completato tutti e 4 gli step, clicca su Salva per creare l'evento. Potrai visualizzare l'evento appena creato all'interno della sezione Eventi, cliccandoci sopra potrai iniziare a configurare le sezioni successive: Informazioni, Programma, Segreteria Evento e Artwork. Inoltre, potrai accedere alle altre sezioni presenti nella sidebar e selezionando l'evento appena creato, associare Location Evento, Ristoranti/Catering o Cuochi con brigata, Hotel, Point Of Interest, Lista Ospiti, creare template email, landing page RSVP, ticket QRCode e sistemi di accredito specifici per ogni singolo evento.

Prossimi passi

Una volta creato l'evento, il passo successivo è entrare nell'evento e configurare le sezioni operative. Nel tutorial Eventi vedremo come gestire un evento già creato: modificare le informazioni, configurare il programma e accedere a tutte le funzionalità avanzate.