Eventi

Gestisci i tuoi eventi dalla dashboard: consulta i dettagli, modifica le informazioni, crea il programma, carica le immagini e organizza i gruppi ospiti.

Di Entanglement Events Team

Una volta creato un evento, la sezione Eventi diventa il tuo pannello di controllo. Da qui puoi visualizzare tutti gli eventi della tua agenzia, accedere ai dettagli di ciascuno e gestire ogni aspetto operativo: dal programma alle immagini, dalla segreteria ai gruppi ospiti.

La dashboard Eventi

Dalla sidebar, clicca su Eventi per aprire la dashboard. Ogni evento è rappresentato da una card che si aggiorna dinamicamente man mano che aggiungi informazioni. A colpo d'occhio puoi vedere lo stato dell'evento e i dati principali senza bisogno di entrare nel dettaglio.

Cosa mostra ogni card evento

Ogni card riporta un riepilogo completo dell'evento:

• Nome evento e stato — Il titolo dell'evento con il badge di stato attuale (Bozza, Progettazione, Operativo).
• Durata — Il numero di giorni se l'evento è multi-giorno.
• Badge configurazione — Indicazioni come "Prog. Condiviso" e numero di gruppi ospiti, se attivi.
• Numero ospiti — Il conteggio degli ospiti registrati, aggiornato in tempo reale.
• Azienda cliente, date e tipologia — I dati identificativi dell'evento.
• Location principale — Se configurata, il nome e l'indirizzo della location.
• Gruppi ospiti — I nomi dei gruppi con le date di arrivo.
• Programma — Un'anteprima delle attività pianificate per ogni giorno.
• Referenti — I contatti del cliente e del team agenzia associati all'evento.

Cercare e filtrare gli eventi

La barra superiore della dashboard offre due strumenti per trovare rapidamente un evento. Il campo di ricerca filtra per nome evento, azienda cliente o città della location. I selettori di stato permettono di visualizzare solo gli eventi in un determinato stadio di avanzamento:

• Operativi — L'evento è completo e pubblicato. È visibile agli ospiti nell'app Entanglement Events e pronto per l'esecuzione.
• Progettazione — L'evento è in fase di pianificazione operativa. Le informazioni base sono definite, ma il lavoro di configurazione è ancora in corso.
• Bozze — L'evento è stato salvato come bozza durante la creazione. I dati sono parziali e l'evento non è ancora visibile agli ospiti.

Entrare nel dettaglio di un evento

Clicca sulla card di un evento per accedere alla sua scheda dettagliata. Nella parte superiore troverai il nome dell'evento, l'azienda cliente, la tipologia e i badge di stato. Subito sotto, una barra di navigazione con le tab che organizzano le diverse aree di gestione. Le tab disponibili sono: Informazioni, Programma, Segreteria Evento, Artwork e, se hai attivato la gestione gruppi, Gruppi.

Informazioni

La tab Informazioni è la scheda anagrafica dell'evento. Mostra tutti i dati inseriti durante la creazione e ti permette di modificarli in qualsiasi momento cliccando il pulsante Modifica in alto a destra.

Stato dell'evento

In cima alla sezione trovi lo stepper di stato, che ti permette di cambiare lo stato dell'evento con un semplice clic. I tre stati — Bozza, Progettazione e Operativo — rappresentano il ciclo di vita dell'evento. Quando imposti lo stato su Operativo, l'evento diventa visibile agli ospiti nell'app Entanglement Events.

Dettagli visualizzati

La sezione riporta in modo chiaro e strutturato:

• Nome Evento e Tipo Evento — I dati identificativi principali.
• Azienda Cliente — La ragione sociale dell'azienda committente.
• Date — Il periodo completo dell'evento con giorno della settimana, data e anno.
• Configurazione Avanzata — I badge che indicano se l'evento è multi-giorno, se ha gruppi ospiti attivi e se utilizza un programma condiviso.
• Giorni Evento — L'elenco dei giorni con data e orari di inizio e fine attività.
• Location — Le location associate all'evento (se già configurate nella sezione Location Evento).
• Descrizione — Il testo descrittivo dell'evento.
• Referenti Cliente — I contatti dell'azienda cliente, con possibilità di inviare email o chiamare direttamente.
• Team Agenzia — I referenti interni della tua agenzia assegnati all'evento.

Programma

La tab Programma è dove costruisci l'agenda dettagliata dell'evento. Qui definisci le attività giorno per giorno: speech, workshop, coffee break, pranzi, intrattenimento, transfer e molto altro.

Se l'evento utilizza un programma condiviso (impostato in fase di creazione), vedrai un banner verde che indica che il programma è un template applicato a tutti i gruppi. Le modifiche fatte qui si rifletteranno automaticamente su tutti i gruppi ospiti, ciascuno nelle proprie date specifiche.

Nella parte superiore della tab vengono visualizzati i giorni disponibili per la pianificazione. In caso di programma condiviso, i giorni corrispondono alla durata del programma impostata durante la creazione dell'evento (ad esempio, 2 giorni). Seleziona un giorno per visualizzare e gestire le attività previste.

Tipi di attività

Per ogni attività puoi specificare tipo, titolo, orario di inizio e fine, e una descrizione. Se l'attività prevede uno speaker, puoi aggiungere nome, ruolo e azienda. I tipi di attività disponibili sono:

• Registrazione — Fase di accoglienza e check-in.
• Speech — Interventi e presentazioni.
• Workshop — Sessioni pratiche e laboratori.
• Demo Prodotto — Dimostrazioni di prodotto o servizio.
• Experience — Esperienze immersive e attività speciali.
• Networking — Momenti di networking tra i partecipanti.
• Coffee Break — Pause caffè.
• Break / Free Time — Tempo libero e pause.
• Pranzo / Cena — Pasti.
• Intrattenimento — Musica, spettacoli e show.
• Party — Feste ed eventi celebrativi.
• Transfer — Spostamenti e trasferimenti.
• Altro — Qualsiasi attività non rientrante nelle categorie precedenti.

Il programma creato in questa sezione sarà visibile dagli ospiti nell'app Entanglement Events per iOS e Android. Inoltre, potrà essere inserito nelle email di invito, nelle email di conferma partecipazione e nella Landing Page RSVP (queste impostazioni verranno approfondite nel tutorial dedicato alla sezione Email).

Segreteria Evento

La tab Segreteria Evento ti permette di inserire i riferimenti della segreteria dedicata agli ospiti. Queste informazioni sono pensate per dare ai partecipanti un punto di contatto diretto in caso di necessità durante l'evento. I campi disponibili sono:

• Nome Referente (opzionale) — Il nome della persona o del servizio di segreteria.
• Telefono Segreteria — Il numero di telefono da contattare.
• Email Segreteria — L'indirizzo email per le comunicazioni.
• Note per gli Ospiti (opzionale) — Informazioni aggiuntive come orari di disponibilità, istruzioni di accesso o riferimenti utili.

È richiesto almeno un telefono o un'email. Una volta compilati i campi, il sistema mostra un'anteprima di come queste informazioni appariranno nella sezione Contatti dell'app Entanglement Events, visibile agli ospiti sui loro dispositivi iOS e Android.

Artwork

La tab Artwork è il centro di gestione delle risorse grafiche dell'evento. Da qui carichi le immagini e i loghi che la piattaforma utilizzerà automaticamente nelle comunicazioni email, nella Landing Page RSVP, nel ticket di accredito e nell'app ospiti.

Immagini Evento

Puoi caricare tre immagini distinte, ognuna con un utilizzo specifico:

• Immagine Principale — L'immagine di copertina dell'evento. Viene utilizzata come header nell'app ospiti insieme al logo dell'azienda cliente.
• Immagine RSVP Landing — L'immagine visualizzata nella landing page dove gli ospiti confermano la partecipazione.
• Immagine Invito Email — L'immagine inserita nelle email di invito.

Loghi

Nella sezione loghi puoi gestire tre elementi:

• Logo Evento — Un logo specifico creato per l'evento (opzionale).
• Logo Azienda (sfondi chiari) — Il logo dell'azienda cliente per sfondi bianchi o chiari. Se già caricato in fase di creazione, lo troverai qui precompilato.
• Logo Azienda (sfondi scuri) — La versione del logo per sfondi scuri. Anche questo viene ereditato dalla creazione evento, se presente.

Tutti gli elementi grafici caricati in questa sezione vengono utilizzati automaticamente dalla piattaforma dove necessario: nelle email (invito e conferma), nella Landing Page RSVP, nel ticket PDF di accredito e come header dell'evento nell'app ospiti.

Gruppi

La tab Gruppi è disponibile quando hai attivato la Gestione Gruppi Ospiti durante la creazione dell'evento (piani Pro e Enterprise). Qui puoi visualizzare e gestire i gruppi generati automaticamente dalla piattaforma in base ai parametri che hai configurato.

Timeline e sovrapposizioni

Nella parte superiore della sezione trovi il riepilogo della configurazione: durata del programma, intervallo di arrivo tra i gruppi e modalità di inizio. Subito sotto, la Timeline Gruppi mostra un diagramma visivo con la distribuzione dei gruppi nel tempo, evidenziando le giornate in cui più gruppi sono presenti contemporaneamente (sovrapposizioni). Le sovrapposizioni sono un dato fondamentale per la gestione logistica: indicano quanti gruppi sono presenti nello stesso momento e aiutano a pianificare hotel, ristoranti e spazi.

Dettaglio di ogni gruppo

Sotto la timeline, ogni gruppo è visualizzato in una card dedicata con il proprio colore identificativo. Per ogni gruppo puoi consultare e gestire:

• Nome del gruppo — Puoi personalizzarlo cliccando sull'icona di modifica. Le date, essendo calcolate automaticamente, non sono modificabili.
• Data di arrivo — Il giorno in cui il gruppo si presenta all'evento.
• Date del programma — Il periodo in cui il gruppo segue il programma condiviso.
• Numero di ospiti — Il conteggio degli ospiti assegnati al gruppo. Questo dato si aggiorna automaticamente non appena inserisci o carichi la lista ospiti con la suddivisione in gruppi nella sezione Ospiti.

Prossimi passi

Ora che conosci la struttura della sezione Eventi, puoi approfondire ogni area operativa nei tutorial dedicati. Il passo successivo è configurare le Location Evento, dove definirai gli spazi fisici in cui si svolgerà l'evento.